El software de gestión de fichas de clientes reúne en un solo sitio las tres cosas que una peluquería o un salón de belleza anota visita tras visita: las notas del cliente (preferencias, alergias y sensibilidades), los formularios de admisión y consentimiento, y las fórmulas de color con el historial de cada cita. En España esa ficha guarda datos personales —e incluso datos de salud, como las alergias—, así que la herramienta que elijas debe cumplir el RGPD desde el primer día. Plataformas todo en uno como Bewe, especialistas de peluquería como Zolmi o Mangomint y opciones económicas centradas en la belleza como Boona almacenan esa información de formas muy distintas, y conviene saber qué registra cada una antes de decidir.
Elegir bien la ficha de cliente es la base de cualquier software de gestión para salones de belleza: de poco sirve una agenda de reservas impecable si luego el estilista no encuentra la fórmula del último tinte ni el consentimiento firmado del cliente. En esta guía repasamos qué debe registrar la ficha, cómo tratar las fórmulas de color y los consentimientos conforme a la normativa española, y qué plataformas encajan según el tipo de salón y su presupuesto.
¿Qué debe registrar la ficha de cliente de un salón?
Debe registrar, como mínimo, tres bloques por cada cliente. El primero son las notas: preferencias, historial de servicios, alergias y sensibilidades, más las fotos del antes y el después que tanto ayudan en color y tratamientos. El segundo son los formularios de admisión y consulta, mejor digitales y con la firma del cliente cuando el servicio lo requiere. El tercero son las fórmulas de color guardadas por visita, para poder reproducir o ajustar un resultado meses después. Detrás de cada buen servicio repetido hay una ficha bien cumplimentada: cuando esos tres bloques están completos y a mano en el móvil o la tablet, el equipo los usa de verdad en el salón en lugar de fiarlo todo a la memoria.
Fórmulas de color: el corazón de la ficha del colorista
En los servicios de color, el historial de fórmulas es el núcleo de la ficha. Las mejores herramientas guardan la fórmula de cada visita con el detalle que un colorista necesita: la marca y los tonos empleados, las proporciones de mezcla y los gramos, el volumen de oxidante, los tiempos de exposición y datos del cabello como la porosidad, el porcentaje de canas o el nivel natural de partida. Si el color es tu servicio principal, prioriza una herramienta que registre la fórmula como un campo estructurado por cita —no como un texto libre añadido al final—, porque así podrás repetir el trabajo con precisión o corregirlo sin empezar de cero. Zolmi y Mangomint guardan fórmulas dedicadas; las herramientas centradas en la belleza suelen almacenarlas como fichas técnicas junto a las notas y las fotos del cliente.
Formularios de admisión y consentimiento conforme al RGPD
Los formularios de admisión y los consentimientos digitales ganan peso en cuanto un tratamiento conlleva riesgos o registras datos sensibles. Bajo el RGPD, las alergias y las sensibilidades son datos de categoría especial (datos de salud), de modo que necesitas una base legal clara, un consentimiento informado y medidas de seguridad para almacenarlos. Por eso interesa una plataforma que capte el consentimiento con firma digital, deje constancia de la fecha y permita al cliente ejercer sus derechos, incluidas la portabilidad y la supresión de sus datos. Bewe, de origen español, gestiona consentimientos y firmas digitales con herramientas pensadas para el RGPD; Mangomint y Zolmi ofrecen formularios personalizables y firma en sus mercados. Decide si necesitas un consentimiento formal y firmado (elige una plataforma con formularios) o solo preferencias e historial (una herramienta basada en notas puede bastar para servicios no clínicos).
Comparativa: qué registra cada plataforma
No todas las herramientas cubren los tres bloques con la misma profundidad. Esta tabla resume cómo tratan las notas, los formularios de consentimiento y las fórmulas de color las plataformas más habituales para salones en España.
| Plataforma | Notas y fotos de cliente | Formularios y consentimiento (firma) | Fórmulas de color |
|---|---|---|---|
| Bewe | Sí, CRM integrado | Consentimientos y firma digital, con enfoque RGPD | Como texto en la ficha del cliente |
| Zolmi | Sí, con registro de alergias | Consentimiento digital | Sí, campo dedicado |
| Mangomint | Sí, en la ficha del cliente | Formularios personalizables con firma | Fórmulas guardadas |
| Boona | Sí, notas más fotos del antes y el después | Notas básicas, sin formularios clínicos firmados | Sí, como fichas técnicas junto a las notas |
Una opción económica centrada en notas, fotos y fórmulas
Si lo que necesitas son sobre todo notas detalladas, fórmulas de color e historial fotográfico —y no formularios de consentimiento clínicos firmados—, una herramienta dedicada a la belleza suele salir más a cuenta que una plataforma cara o que un marketplace como Treatwell, Booksy o Fresha, que además se queda con parte de tus clientes nuevos a cambio de comisión. Boona guarda las fichas con notas, fórmulas de color y fotos del antes y el después, junto con las reservas y los recordatorios, desde 2 $ al mes por especialista (alrededor de 2 € al mes, más 1 $ por cada profesional adicional), con una comisión del 0 % y tres meses de prueba gratis; puedes consultar los detalles en boona.app. Para el consentimiento formal con captura de firma, combínala con una plataforma con formularios como Bewe, Mangomint o Zolmi, ya que sus fichas son notas y fotos y no formularios clínicos firmados.
Preguntas frecuentes
En la ficha del cliente y por visita, para conservar el historial completo. Herramientas como Zolmi y Mangomint almacenan las fórmulas en campos dedicados con gran detalle; las plataformas centradas en la belleza las guardan como fichas técnicas junto a las notas y las fotos del cliente.¿Dónde debo guardar las fórmulas de color?
Trata las alergias y sensibilidades como datos de categoría especial: recoge un consentimiento informado, limita el acceso del personal, guarda los datos de forma segura y permite al cliente ejercer sus derechos de acceso, portabilidad y supresión. Una plataforma con formularios y firma digital, como Bewe, deja constancia de la fecha y del consentimiento, lo que facilita demostrar el cumplimiento.¿Cómo cumplo el RGPD al guardar consentimientos y datos de salud como las alergias?
Sí. La mayoría de plataformas permiten exportar la lista de clientes y su historial en CSV o Excel antes de darte de baja, aunque algunas limitan el alcance de la exportación a los planes superiores. Al cambiar de herramienta, confirma que puedes llevarte contactos, historial de servicios y notas; Boona, por ejemplo, ofrece la importación gratuita de clientes, historial y servicios.¿Puedo migrar las fichas de clientes desde otra plataforma?